Ahad, 12 April 2009

Contah Huraian Tugas dan Tanggungjawab Penyelanggara

JAWATANKUASA TERTINGGI DAN JAWATANKUASA PENYELENGGARA

Penasihat.
Pengerusi.
Timbalan Pengerusi Bersama.
Setiausaha Bersama.
Timbalan Setiausaha Bersama.
Bendahari.
Ahli-ahli.

AHLI JAWATANKUASA KERJA

Pengerusi.
Timbalan Pengerusi.
Setiausaha Bersama.
Timbalan Setiausaha Bersama.
Bendahari Bersama.

AHLI-AHLI

Ketua Bersama Pengerusi-pengerusi Zone.
Ketua Bersama Jawatankusa Penyambut Tetamu & Protokol.
Ketua Bersama Jawatankuasa Publisiti dan Media.
Ketua Bersama Jawatankuasa Pendaftar Kedatangan.
Ketua Bersama Jawatankuasa Hadiah dan Cenderamata.
Ketua Bersama Jawatankuasa Jemputan.
Ketua Bersama Jawatankuasa Persembahan.
Ketua Bersama Jawatankuasa Peserta.
Ketua Bersama Jawatankuasa Jemaah Hakim.
Ketua Bersama Jawatankuasa Program dan Kad Nama.
Ketua Bersama Jawatankuasa Jamuan.
Ketua Bersama Jawatankuasa Kenderaan dan Letak Kerita.
Ketua Bersama Jawatankuasa Kelengkapan & Perhiasan.


Manakala ahli-ahli bagi setiap Jawatankuasa kerja penyelenggara tersebut akan disenaraikan oleh Ketua-ketua Jawatankuasa masing-masing. Senerai tersebut hendaklah diserahkan kepada Setiausaha pada _ _/_ _/_ _ _ _ bagi urusan perlantikan dan penyelarasan.

TUGAS-TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA KERJA PENYELANGGARA.

1. Bendahari
i. Menyimpan kunci kira-kira.
ii. Melantik penyembak kunci kira-kira.
iii. Membuat kutipan derma daripada semua penduduk dan AJK MPK/Persatuan dan mendapatkan kebenaran mengenainya daripada KHEDN.
iv. Memastikan semua perbelanjaan dibuat dengan teratur.
v. Lain-lain urusan yang bersangkut paut dengan kewangan.

2. Jawatankuasa Pengerusi-Pengerusi Zone.
i. Menguruskan pertandingan/perjumpaan bagi peringkat awal.
ii. Meneliti borang-borang penyertaan mengikut syarat-syarat yang ditentukan/ meneliti perancangan yang telah dibuat lebih awal.
iii. Membuat dan memberikan laporan mengenai pertandingan/ rancangan peringkat awal.
iv. Lain-lain urusan yang bersangkut paut dengan pertandingan peringkat awal/ rancangan.

3. Jawatankuasa Penyambut Tetamu dan Protokol.
i. Mempastikan kehadiran dan kedudukan kerusi para jemputan.
ii. Menyambut dan mengiringi tetamu VIP, Para Jemputan dan hadirin ketempat duduk masing-masing.
iii. Memastikan majlis berjalan dengan sempurna dan teratur.
iv. Lain-lain urusan yang bersangkut paut dengan penyambut tetamu dan protocol.

4. Jawatankuasa Publisiti dan Media.
i. Menyediakan segala keperluan untuk membuat liputan.
ii. Membuat liputan sepanjang majlis.
iii. Menyediakan dan mengawasi peralatan PA system.
iv. Menyediakan dan mengawasi peralatan PA system.
v. Menyediakan teknisyen penuh bagi mengawal peralatan tersebut.
vi. Menghubungi dan bekerjasan dengan Jabatan Penerangan, Jabatan Radio dan Televisyen Brunei.
vii. Membuat perhubungan dengan pihak media masa.
viii. Melantik Juru acara pertandingan peringkat akhir.
ix. Lain-lain urusan yang bersangkut paut dengan publisiti dan media.


5. Jawatankuasa Pendaftar Kedatangan Peserta dan Jemputan.
i. Menyediakan daftar kedatangan mengikut jabatan/bahagian/unit, institut/maktab/sekolah/persatuan masing-masing berdasarkan senerai yang diberikan.
ii. Menyediakan tempat bagi pendaftaran kedatangan.
iii. Menyerahkan daftar kedatangan kepada Setiausaha Pertandingan selepas acara majlis selesai.
iv. Lain-lain urusan yang bersangkut paut dengan pendaftaran.

6. Jawatankusa Hadiah dan Cenderamata.

i. Menyediakan hadiah dan cenderamata kepada tetamu kehormat, peserta pertandingan, hakim-hakim, peserta persembahan dan pembaca doa.
ii. Menyediakan dan menguruskan sijil-sijil bagi peserta-peserta pada semua peringkat.
iii. Menguruskan sumbangan daripada penaja-penaja.
iv. Mengawas kesempurnaan hadiah dan cenderamata.
v. Mempastikan penyampaian hadiah dan cenderamata berjalan dengan lancar.
vi. Lain-lain urusan yang bersangkut paut dengan hadiah dan cenderamata.

7. Jawatankuasa Jemputan.
i. Menyediakan dan mengedarkan surat jemputan termasuk memastikan penggunaan terasul yang betul.
ii. Bekerjasama dengan Jawatankuasa Penyambut Tetamu & Protokol dan Jawatakuasa Program & kad nama.
iii. Lain-lain urusan yang bersangkut paut dengan jemputan.

8. Jawatankusa Persembahan.
i. Menyediakan jenis-jenis persembahan.
ii. Memastikan kehadiran peserta-peserta yang akan membuat persembahan.
iii. Lain-lain urusan yang bersangkut paut dengan persembahan.

9. Jawatankuasa Peserta.
i. Memastikan kehadiran peserta pertandingan/penyertaan.
ii. Memastikan pemakaian kad nama bagi peserta.
iii. Memberi penerangan yang cukup kepada peserta.
iv. Menguruskan keperluan peserta termasuk, menyediakan kalau pertandingan al quran: menyediakan al quran, minuman, rihal, dan sebagainya.
v. Lain-lain urusan yang bersangkut paut dengan peserta.

Jawatankusa Jemaah Hakim.
i. Mengurus perlantikan hakim-hakim semasa pertandingan separuh akhir dan akhir.
ii. Melantik penjaga masa, pengutip markah dan juru kira.
iii. Menyediakan surah-surah yang dipertandingkan.
iv. Menyediakan semua keperluan penghakiman sperti borang penghakiman dan lain-lain.
v. Memastikan kelancaran penghakiman.
vi. Lain-lain urusan yang bersangkut paut dengan jemaah hakim.

Jawatankusa Program dan Kad Nama.
i. Menyediakan buku program pertandingan dan mengedarkannya kepada para jemputan.
ii. Menyediakan dan mengedarkan kad nama kepada peserta-peserta pertandingan.
iii. Menyediakan dan mengedarkan kad nama kepada jawatankuasa-jawatankuasa yang terlibat dalam pertandingan akhir.
iv. Menyediakan bahan-bahan yang difikirkan perlu.
v. Lain-lain urusan yang bersangkut paut dengan program dan kad nama.

Jawatankuasa Jamuan.
i. Menyediakan jamuan.
ii. Mengawasi kesempurnaan jamuan.
iii. Menyediakan perkhidmatan jamuan.
iv. Memastikan kelancaran jamuan dari segi kuantiti dan kualiti/ kecukupan hidangan
v. Menyelaras dengan Jawatankuasa Jemputan dan Jawatankuasa Kelengkapan dan Perhiasan.
vi. Menyediakan air mineral Water untuk peserta & hakim.
vii. Lain-lain urusan yang bersangkut paut dengan jamuan.

Jawatankuasa Kenderaan dan Letak Kerita.
i. Menguruskan kenderaan jika diperlukan.
ii. Memastikan Tetamu Kehormat, para jemputan dan hadirin mempunyai tempat menyimpan perahu / letak kerita.
iii. Memastikan tidak ada halangan bagi laluan keluar masuk kenderaan.
iv. Lain-lain urusan yang bersangkut paut dengan kenderaan.

Jawatankuasa Kelengkapan dan Perhiasan.
i. Menyediakan astaka bagi pertandingan jika diperlukan.
ii. Menyediakan Meja & Kursi untuk makanan dan minuman
iii. Menyediakan lampu isyarat bagi pembaca dan bekerjasama dengan Jawatankuasa Publisiti dan Media.
iv. Meminjam pinggan mangkok kepada yang difikirkan sesuai dan memastikan yang pinjaman itu lengkap dan mencukupi.
v. Barang-barang yang dipinjam hendaklah dipastikan dikira lebih dahulu (awal) bagi mengelakkan tersalah kira dari yang ampunya
vi. Menyediakan dan menyusun kerusi dan meja yang diperlukan.
vii. Menyediakan perhiasan yang sesuai bagi pembisaian dan kesempurnaan majlis.
viii. Memastikan semua kelengkapan dalam keadaan baik dan teratur.
ix. Sentiasa bersedia jika diperlukan sepanjang majlis.
x. Mengira semua segala barang yang telah dipinjam dan memulangkan kepada yang ampunya tanpa ada kekurangan.
xi. Segala kekurangan hendaklah dilaporkan dan dikira jumlahnya untuk penggantian, jika diminta ganti.
xii. Lain-lain urusan yang bersangkut paut dengan kelengkapan dan perhiasan.

Juru Acara.
i. Menyediakan skrip untuk acara/ pertandingan termasuk memastikan penggunaan terasul yang betul.
ii. Mengacara dari awal hingga ke akhir majlis.
iii. Lain-lain urusan yang bersangkut paut dengan juru acara.

Bacaan Doa.
i. Menyediakan teks doa yang bersesuaian.
ii. Membaca doa pada hari majlis tersebut.
iii. Lain-lain urusan yang bersangkut paut dengan bacaan doa.

JURU ACARA DAN PEMBACA DOA.
i. Juru acara akan disediakan oleh Jawatankuasa Publisiti dan Media, dari kalangan lelaki dan perempuan.
ii. Pembaca doa akan diuruskan oleh pihak urusetia melalui Jabatan Hal Ehwal Masji, Kementerian Hal Ehwal Ugama.

TETAMU KEHORMAT.
Tetamu Kehormat di majlis /pertandingan itu ialah Yang Sesuai mengikut susunan dari atas hingga kebawah.

JEMPUTAN.
i. Jemputan terdiri daripada, Timbalan Menteri, Setiausaha-setiausaha Tetap, Ketua Pengarah, Pegawai Tugas-tugas Khas, Pengarah-Pengarah, Penolong-penolong Pengarah, Pegawai-Pegawai Kanan, Pegawai-pegawai Pelajaran dan Kakitangan Tangan Kerajaan.
ii. Jumlah jemputan bagi setiap jabatan /unit /bahagian /kampong /persatuan mengikut kouta yang bersesuaian dan tertakluk kepada keluasan dewan dimana acara/ pertandingan tersebut diadakan.

PERSEMBAHAN.
Cadangan bentuk persembahan bagi majlis seperti berikut:
i. Nasyid atau,
ii. Dikir atau,
iii. Tausyeh atau
iv. Ceramah ringkas (tafsir), tajuk ceramah berkisar drp ayat-ayat yang telah dibacakan oleh peserta-peserta pertandingan atau
v. Lain-lain persembahan yang difikirkan sesuai dengan majlis pertandingan.

Pasukan nasyid/ dikir /tausyeh boleh dipilih drp:
i. Penuntut-penuntut sekolah ugama/ rendah/ menengah.
ii. Belia-belia kampong atau,
iii. Lain-lain institusi di Kampong atau diluar kampong.

JAMUAN.
i. Bagi peringkat separuh akhir jamuan ringan akan diberikan kepada peserta-peserta, hakim-hakim dan jawatankuasa Kerja Penyelenggara, Sementara peringkat akhir jemputan dan hadirin akan dibekalkan makanan dan minuman untuk dibawa pulan (tapau).

22. ATURCARA MAJLIS/ PERTANDINGKAT AKHIR.
Aturcara majlis pertandingan yang dicadangkan seperti berikut:
2.00ptg: Para Jemputan Hadir.
2.15pte: Tetamu Kehormat Hadir.
- Bacaan Surah Al-Fatihah.
- Ucapan Alu-aluan pengerusi Majlis.
- Pertandingan dimulakan.
- Ceramah.
- Pengumuman Keputusan dan seterusnya Penyempaian Hadiah-hadiah & Cenderamata Kepada Para Peserta dan Hakim.
- Persembahan Marhaban.
- Bacaan Doa Selamat.
- Bersurai.

Tiada ulasan: